OLGA WULAN SARI#UJIKOM_PAP2#(KOMPUTER AKUNTANSI)

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN (ETIKA BERTELEPON)

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
4. Berikan respon secara tepat dan lugas.
5. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
6. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
2. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
3. Ucapkan salam.
4. Tanyakan identitas penelepon.
5. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
6. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
7. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
8. Akhiri pembicaraan dengan salam.
9. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
   Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Hakikat Administrasi Perkantoran

Semester I

1. Hakikat Administrasi Perkantoran

• Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
• Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
• Ruang lingkup administrasi perkantoran
• Tujuan administrasi perkantoran

2. Karatreristik administrasi Perkantoran

• Bersifat pelayanan
• Bersifat terbuka dan luas
• Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
• Mengevaluasi berbagai Karakteristik administrasi perkantoran 

3. Azas-azas manajemen perkantoran

• Asas Desentralisasi
• Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)
• Penggunaan Azas-azas manajemen perkantoran dalam kehidupan sehari-hari

4. Jenis-jenis pekerjaan kantor

• Ciri-ciri pekerjaan kantor
• Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan kantor

5. Organisasi kantor

• Prinsip-prinsip organisasi kantor
• Bentuk-bentuk Organisasi kantor
• Bagan/Struktur organisasi kantor Uraian Tugas

Semeseter II

1. Komunikasi perkantoran 

• Pengertian komunikasi
• Proses Komunikasi
• Unsur-unsur Komunikasi
• Fungsi Komunikasi
• Tujuan Komunikasi
• Teknik Komunikasi
• Komponen Komunikasi
• Bentuk Komunikasi
• Bidang Komunikasi
• Sifat Komunikasi
• Tatanan Komunikasi
• Etika Komunikasi
• Etika Menerima Tamu
• Etika Bertelepon

2. Asas-asas Pengorganisasian Kantor

• Asas Tujuan
• Asas Kesatuan Fungsi
• Asas Hubungan Individual
• Asas Kesederhanaan
• Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
• Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
• Asas Pengawasan dan Kepemimpinan
• Asas Jangkauan Pengawas

3. Tujuan tata Ruang kantor

4. Jenis-jenis Tata Ruang kantor

5. Fasilitas Kantor 

• Pengertian Fasilitas
• Pengadaan Fasilitas kantor
• Contoh Fasilitas kantor: sofa duduk, mesin pembuat kopi, kafe internet, televisi dan meja permainan , kafetaria coffee, dan lain-lain

6. Lingkungan kantor 

7. Penataan fasilitas kantor

• Pengertian ergonomi
• Penerapan ergonomi.
• Tata letak fasilitas.
• Akibat tidak menerapkan sistem ergonomi pada tata letak fasilitas.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Berdasarkan konsep administrasi dan kantor diatas, dapat disimpulkan pengertian administrasi perkantoran sebagai berikut:

• Secara umum orang mengartikan administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
• Dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
• Dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Lalu disimpulkan lagi bahwa administrasi perkantoran merupakan segala rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. 

Commanditaire vennotschaap (CV)

1.    Pengertian Persekutuan Komanditer (CV)

         Persekutuan Komanditer (commanditaire vennootschap atau CV) adalah suatu persekutuan yang didirikan oleh seorang atau beberapa orang yang mempercayakan uang atau barang kepada seorang atau beberapa orang yang menjalankan perusahaan dan bertindak sebagai pemimpin. CV menurut Pasal 19 KUHD adalah suatu bentuk perjanjian kerjasama untuk berusaha bersama antara orang-orang yang bersedia memimpin, mengatur perusahaan, serta bertanggungjawab penuh dengan kekayaan pribadinya, dengan orang-orang yang memberkan pinjaman dan tidak bersedia memimpin perusahaan serta bertanggungjawab terbatas pada kekayaan yang diikutsertakan dalam perusahaan itu. Sedangkan menurut Buchari Alma (2006:62) yang dimaksud dengan persekutuan komanditer adalah bentuk persekutuan yang didirikan oleh seseorang atau lebih sekutu yang merupakan pemberi modal dan bertanggungjawab terbatas sebesar modal penyertaannya.

Dari pengertian di atas, sekutu dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

·         Sekutu aktif atau sekutu Komplementer, adalah sekutu yang menjalankan perusahaan dan berhak melakukan perjanjian dengan pihak ketiga. Artinya, semua kebijakan perusahaan dijalankan oleh sekutu aktif. Sekutu aktif sering juga disebut sebagai persero kuasa atau persero pengurus.

·         Sekutu Pasif atau sekutu Komanditer, adalah sekutu yang hanya menyertakan modal dalam persekutuan. Jika perusahaan menderita rugi, mereka hanya bertanggungjawab sebatas modal yang disertakan dan begitu juga apabila untung, uang mereka memperoleh terbatas tergantung modal yang mereka berikan. Status SekutuKomanditerdapatdisamakandenganseorang yang menitipkan modal pada suatu perusahaan, yang hanya menantikan hasil keuntungan dari inbreng yang dimasukan itu, dan tidak ikut campur dalam kepengurusan, pengusahaan, maupun kegiatan usaha perusahaan. Sekutu ini sering juga disebut sebagai persero diam.

Persekutuan komanditer (CV) biasanya didirikan dengan akta dan harus didaftarkan. Namun persekutuan ini bukan merupakan badan hukum (sama dengan firma), sehingga tidak memiliki kekayaan sendiri.

2.    Jenis Usaha yang Dapat Menggunakan Persekutuan Komanditer (CV)

Beragam jenis usaha yang menggunakan format CV antara lain :

o     Percetakan

o     Biro jasa

o     Perdagangan

o     Katering

o     Dll

3.    Syarat mendirikan CV

Syarat – syarat untuk mendirikan CV adalah :

o  Adanya perjanjian (pasal 15 KUHD) yakni kesepakatan dari para pihak yang mau mendirikan usaha.

o  CV didirikan minimal oleh 2 (dua) orang dimana dari antara pendiri tersebut ada yang bertindak sebagai penyuplai modal dana ada yang menyumbang semua potensi (tenaga dan pikiran) untuk mengurus dan mengelola perusahaan.

o  Adanya akta notaris yang berbahasa Indonesia. Pada waktu pendirian CV,  yang harus dipersiapkan sebelum datang ke notaris adalah :

1.  Calon nama CV

2.  Tempat kedudukan CV

3.  Nama persero aktif dan persero diam

4.  Maksud dan tujuan yang spesifik dari CV

4.    Prosedur Mendirikan CV

Prosedur mendirikan CV adalah sebagai berikut :

a)    Mendaftarkan akta pendiriannya kepada panitera PN setempat (pasal 23 KUHD)

b)    Dalam pendaftaran tersebut para pihak yang termasuk dalam keanggotaan CV mendaftarkan akta pendirian CV atau dapat juga berupa ikhtisar resminya saja (Pasal 24 KUHD)

c)     Mengumumkan akta pendirian atau ikhtisar resmi(Pasal 28 KUHD)

d)      Para pendiri CV wajib mengumumkan ikhtisar resmi akta pendirian CV dalam Tambahan Berita Negara RI. Dengan kata lain prosedur pendiriannya sama dengan prosedur mendirikan persekutuan firma.

5.   Kelebihan dan Kelemahan Usaha CV

a. Kelebihan CV antara lain :

Ø Prosedur pendiriannya relative mudah

Ø  Modal yang dapat dikumpulkan lebih banyak, karena didirikan banyak pihak (modal gabungan)

Ø  Kemampuan untuk memperoleh kredit lebih besar

Ø  Kemampuan manajemen lebih luas

Ø  Manajemen dapat di diversifikasikan

Ø  Struktur organisasi yang tidak terlalu rumit

Ø  Kemampuan untuk berkembang lebih besar

b. Kelemahan CV antara lain :

Ø  Sebagi ananggota memiliki tanggung jawab tidak terbatas

Ø  Kelangsungan hidup perusahaan tidak terjamin

Ø  Sulit untuk menarik kembali investasinya

Ø   Apabila perusahaan berutang/merugi, maka semua sekutu bertanggungjawab secara bersama-sama.

6.    TanggungJawab Pengurus CV

            Pengurus CV mempunyai tanggungjawab secara pribadi untuk keseluruhan sekutu yang berada dalam CV tersebut. Pasal 19 KUHD mengatur bahwa pihak yang bertanggungjawab dan berurusan dengan urusan di luar adalah sekutu kerja atau sekutu komplementer. Namun pihak sekutu komanditer bertanggungjawab juga keluar, bila sekutu komanditer tersebut melanggar pasal 20 KUHD Wewenang sekutu komanditer  hanya tertuju pada urusan intern persekutuan CV (pasal 20 KUHD). Sekutu komanditer juga bertanggungjawab kepada sekutu kerja terkait penyuplaian modal (pasal 19 KUHD).

7.     Risiko bagi Pengurus CV

               Risiko bagi pengurus CV adalah menyangkut kinerja perusahaan. Apabila perusahaan yang dikelolanya mengalami kerugian, maka penguruslah yang paling banyak menanggung beban untuk melunasi utang perusahaan. Risiko paling besar adalah harta kekayaannya bisa menjadi jaminan untuk menutupi utang perusahaan.

8.    Perbedaan Antara CV dengan PT

               Kekhasan CV adalah memiliki Pesero Aktif (pesero pengurus) dan Pesero Komanditer (pesero diam). Pesero aktif menjalankan pengurusan dan pengelolaan  perusahaan sementara kehadiran pesero pasif/komanditer berlaku sebagai penyuplai modal. Konsekuensinya adalah pesero aktif akan bertanggungjawab secara penuh terhadap seluruh harta pribadinya untuk mengganti kerugian yang dituntut oleh pihak ketiga sekiranya terjadi kerugian dalam perusahaan. Sedangkan Persero Komanditer, hanya bertanggungjawab sebesar modal yang disetorkannya kedalam perseroan.

Perbedaan lain antara CV dengan PT adalah :

§ Status perusahaan

PT merupakan bentuk usaha yang berbadan hokum sedangkan CV merupakan badan usaha yang tidak berbadan hukum.

§ Pemisahan kekayaan pribadi

Karena statusnya berbadan hukum, maka PT mempunyai kekayaan yang terpisah dengan kekayaan para pendirinya. Jadi, PT dapat memiliki harta kekayaan sendiri. Sementara itu, CV yang berstatus tidak berbadan hukum, kekayaan para pendirinya tidak terpisahkan darikekayaan CV.

§ Modal perusahaan

            Modal untuk pendirian sebuah CV tergantung seberapa besar modal yang disetor oleh pesero pasif, sementara modal untuk sebuah PT dikumpulkan dari para pendiri dengan persentasenya masing-masing.

9. Jenis - jenis CV

Berdasarkan perkembangannya, bentuk perseroan komanditer (CV) adalah sebagai berikut :

• Persekutuan komanditer murni

Bentuk ini merupakan persekutuan komanditer yang pertama. Dalam persekutuan ini hanya terdapat satu sekutu komplementer, sedangkan yang lainnya adalah sekutu komanditer.

• Persekutuan komanditer campuran

Bentuk ini umumnya berasal dari bentuk firma. Bila firma membutuhkan tambahan modal. Sekutu firma menjadi sekutu komplementer, sedangkan sekutu lain atau sekutu tambahan menjadi sekutu komanditer.

• Persekutuan komanditer bersaham

Persekutuan komanditer bentuk ini mengeluarkan saham yang tidak dapat diperjualbelikan dan sekutu komplementer maupun sekutu komanditer mengambil satu saham atau lebih. Tujuan dikeluarkannya

saham ini adalah untuk menghindari terjadinya modal beku karena dalam persekutuan komanditer tidak mudah untuk menarik kembali modal yang telah disetorkan.

10. Berakhirnya Persekutuan

Karena persekutuan komanditer pada hakikatnya adalah persekutuan perdata (Pasal 16 KUH Dagang), maka mengenai berakhirnya persekutuan komanditer sama dengan berakhirnya persekutuan perdata dan persekutuan firma (Pasal 1646 s/d 1652 KUH Perdata).

11. Tanggung Jawab Keluar

Sekutu bertanggung jawab keluar adalah sekutu kerja atau sekutu komplementer (Pasal 19 KUH Dagang). salah satu atau beberapa anggota bertangungjawab secara tidak terbatas dan anggota lain bertanggung jawab secara terbatas terhadap utang.

12. Perbedaan Sekutu Aktif dan Sekutu Pasif

a. Sekutu Aktif (persero pengurus)

•  Berhak menjalankan perusahaan dan melakukan perjanjian  dengan pihak ketiga

•         Semua kebijakan perusahaan dijalankan oleh sekutu aktif

•  Jika perusahaan menderita rugi, tanggung jawab persero aktifnya sampai dengan harta pribadi.

b. Sekutu Pasif (persero diam)

•  Tidak ikut campur dalam kepengurusan, pengusahaan, maupun kegiatan usaha perusahaan

•  Jika perusahaan menderita rugi, mereka hanya bertanggung jawab sebatas modal yang disertakan dan begitu juga apabila untung

~Selesai~

Terima kasih J

KERAJAAN TARUMANEGARA

Sejarah tertua yang berkaitan dengan pengendalian banjir dan sistem pengairan adalah pada masa Tarumanegara. Kerajaan Tarumanegara adalah kerajaan hindu ke-2 di Indonesia yang terdapat di Jawa Barat.kerajaan Tarumanegara diperkiraan berdiri abad ke-5 masehi, bersamaan dengan kerajaan Kutai. Berdasarkan penemuan beberapa prasasti tentang kerajaan Tarumangera, maka letak kerajaan itu adalah di wilayah Jawa Barat, dengan pusat kerajaan terletak di sekitar daerah Bogor sekarang. Adapun wilayah kekuasaan Tarumanegara meliputi : Banten, Jakarta, sampai perbatasan Cirebon. Pada masa pemerintahan raja Punawarman wilayah kekuasaan kerajaan Tarumanegara hampir menguasai seluruh wilayah Jawa Barat.

a.    Kehidupan Politik

Berdasarkan tulisan yang terdapat pada prasasti-prasasti diketahui bahwa kerajaan Tarumanegara hanya pernah di perintah oleh raja Punawarman. Hal ini disebabkan tidak terdapatnya data yang menyatakan tentang keberadaan raja-raja yang pernah memerintah kerajaan Tarumanegara.

      Raja Punawarman adalah raja besar yang telah berhasil meningkatkan kehidupan rakyatnya. Hal ini dibuktikan dari prasasti tugu yang menyatakan raja Punawarman telah memerintah untuk menggali 1 saluran air yang diberi nama Gomati yang berfungsi untuk menangairi sawah dan mencegah bahaya banjir.

b.    Peninggalan kerajaan Tarumanegara

1.    Arca Rajarsi dan dua arca wisma dari cibuaya mempunyai langgam seni pallawa India Selatan dari abad ke-7 ke-8 M. Arca tersebut memiliki persamaan dengan arca yang ditemukan di Malaya/Malaysia, Siam/Thailand dan Kampucea.

2.    7 buah prasasti yang menunjukan keberdaan kerajaan Tarumanegara, sebagai berikut :

·        Prasasti Ciaruteun

·        Prasasti Kebon Kopi

·        Prasasti Tugu

·        Prasasti Pasir Awi

·        Prasasti Muara Cianten

·        Prasasti Lebak