OLGA WULAN SARI#UJIKOM_PAP2#(KOMPUTER AKUNTANSI)

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN (ETIKA BERTELEPON)

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
4. Berikan respon secara tepat dan lugas.
5. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
6. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
2. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
3. Ucapkan salam.
4. Tanyakan identitas penelepon.
5. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
6. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
7. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
8. Akhiri pembicaraan dengan salam.
9. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
   Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Hakikat Administrasi Perkantoran

Semester I

1. Hakikat Administrasi Perkantoran

• Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
• Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
• Ruang lingkup administrasi perkantoran
• Tujuan administrasi perkantoran

2. Karatreristik administrasi Perkantoran

• Bersifat pelayanan
• Bersifat terbuka dan luas
• Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
• Mengevaluasi berbagai Karakteristik administrasi perkantoran 

3. Azas-azas manajemen perkantoran

• Asas Desentralisasi
• Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)
• Penggunaan Azas-azas manajemen perkantoran dalam kehidupan sehari-hari

4. Jenis-jenis pekerjaan kantor

• Ciri-ciri pekerjaan kantor
• Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan kantor

5. Organisasi kantor

• Prinsip-prinsip organisasi kantor
• Bentuk-bentuk Organisasi kantor
• Bagan/Struktur organisasi kantor Uraian Tugas

Semeseter II

1. Komunikasi perkantoran 

• Pengertian komunikasi
• Proses Komunikasi
• Unsur-unsur Komunikasi
• Fungsi Komunikasi
• Tujuan Komunikasi
• Teknik Komunikasi
• Komponen Komunikasi
• Bentuk Komunikasi
• Bidang Komunikasi
• Sifat Komunikasi
• Tatanan Komunikasi
• Etika Komunikasi
• Etika Menerima Tamu
• Etika Bertelepon

2. Asas-asas Pengorganisasian Kantor

• Asas Tujuan
• Asas Kesatuan Fungsi
• Asas Hubungan Individual
• Asas Kesederhanaan
• Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
• Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
• Asas Pengawasan dan Kepemimpinan
• Asas Jangkauan Pengawas

3. Tujuan tata Ruang kantor

4. Jenis-jenis Tata Ruang kantor

5. Fasilitas Kantor 

• Pengertian Fasilitas
• Pengadaan Fasilitas kantor
• Contoh Fasilitas kantor: sofa duduk, mesin pembuat kopi, kafe internet, televisi dan meja permainan , kafetaria coffee, dan lain-lain

6. Lingkungan kantor 

7. Penataan fasilitas kantor

• Pengertian ergonomi
• Penerapan ergonomi.
• Tata letak fasilitas.
• Akibat tidak menerapkan sistem ergonomi pada tata letak fasilitas.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Berdasarkan konsep administrasi dan kantor diatas, dapat disimpulkan pengertian administrasi perkantoran sebagai berikut:

• Secara umum orang mengartikan administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
• Dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
• Dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Lalu disimpulkan lagi bahwa administrasi perkantoran merupakan segala rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.